Promocja konferencji oraz przygotowanie konferencji

Przygotowanie konferencji

Przygotowanie konferencji, szczególnie międzynarodowej, to duże wyzwanie logistyczne. Poza merytoryczną koncepcją konferencji konieczne jest zorganizowanie ośrodka konferencyjnego, przelotów i przejazdów dla uczestników, kampanii marketingowej, promocji konferencji, zapewnienia obsługi technicznej, cateringu i wyżywienia, noclegów, imprez około-konferencyjnych, design'u i oprawy konferencji oraz w przypadku konferencji, w których udział biorą obcokrajowcy - tłumaczenia symultanicznego. Do tego dochodzi ciągłe negocjowanie z poszczególnymi ekipami wykonawców najróżniejszych drobiazgów, które do głowy by nie przyszły organizatorom.
Najczęściej przygotowanie konferencji dzieli się na części, gdzie:

część konferencyjno-hotelowa (catering, sprzęt, noclegi i sale konferencyjna), która obsługuje ośrodek konferencyjny bądź hotel;

część eventową (marketing, promocja konferencji, design, tłumaczenia konferencyjne), która obsługuje firma eventowa;

część logistyczną (zaproszenia, przejazdy, harmonogram konferencji), którą zajmuje się zazwyczaj sam organizator konferencji;

część nadzorczą, którą również obsługuje organizator.

Zarówno przygotowanie konferencji jak i jej późniejsza obsługa uziemia, co najmniej jedną z osób/pracowników od strony organizatora konferencji. Dodatkowo powierzenie różnych części logistyki innym podwykonawcom podnosi koszty całej konferencji.

Promocja konferencji

Maestra proponuje usługę całkowitego przygotowania konferencji oraz promocji konferencji. Łącząc obsługę części konferencyjnej, eventowej oraz logistycznej, zostawiamy klientom nadzór nad organizacją i przebiegiem konferencji. Poprzez wybranie naszej firmy, jako jednego organizatora - oszczędza się na wydatkach. Regularny system raportowania o postępach w przygotowaniu konferencji pozwala na sprawny nadzór. Klientom proponujemy nasze upusty cenowe w ośrodkach konferencyjnych, firmach transportowych oraz domach mediowych. Dla każdej konferencji delegujemy pracownika, który pozostaje do dyspozycji osoby zamawiającej usługę przygotowania i promocji konferencji.
Oferujemy:

sprawną obsługę marketingowa i promocję konferencji;

atrakcyjne ceny ośrodków konferencyjnych i noclegowych, z którymi współpracujemy;

własny sprzęt eventowy, sceniczny i konferencyjny;

doskonałych tłumaczy konferencyjnych;

systematyczne raportowanie o postępach przygotowań do konferencji;

nasze doświadczenie i atrakcyjne ceny.